In diesen Datenschutzhinweisen wird dargelegt, wie die Ramboll Group A/S mit Sitz in Hannemanns Allé 53, DK-2300 Kopenhagen S, Dänemark, mit der CVR-Nr. 10160669 die erhaltenen Informationen verwendet, wenn Sie:
- sich über die Karriereseite auf eine Stelle bewerben;
- als Teil des finalen Bewerberkreises am Pre-Employment-Screening teilnehmen;
oder - in unsere Bewerberdatenbank für potenzielle Stellenangebote aufgenommen werden möchten.
Die Ramboll Holding GmbH, Ramboll Deutschland GmbH und Ramboll Management Consulting GmbH mit Sitz in der Jürgen-Töpfer-Straße 48, 22763 Hamburg, Deutschland und den HRB-Nummern 125325, 168273, 76096 und Henning Larsen GmbH mit Sitz in der Ridlerstraße 31, D-80339 München, Deutschland und HRB-Nummer 197354 sind Teil der Ramboll Group A/S (im Folgenden „Ramboll“) und verwenden die Informationen, die Ramboll erhält, wenn Sie sich über die Karriereseite in Deutschland auf eine Stelle bewerben.
Wenn Sie mit den Bedingungen dieser Datenschutzhinweise nicht einverstanden sind, bitten wir Sie, uns keine Informationen zukommen zu lassen, da die Nichtbereitstellung der unten angegebenen personenbezogenen Daten dazu führen könnte, dass Ihre Bewerbung für den Abschluss eines Arbeitsvertrags mit Ramboll nicht weiterbearbeitet werden kann.
Ramboll sammelt und verarbeitet die folgenden personenbezogenen Daten:
- Kontaktinformationen wie Ihren Namen, Ihre Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse,
- Daten, die Sie in Lebensläufen, Briefen und/oder anderen schriftlichen Unterlagen einreichen, einschließlich Bildungsabschlüssen und anderer Bescheinigungen,
- Daten, die durch die Interaktion von Interviewern und Personalverantwortlichen mit Ihnen oder durch einfache Internetrecherchen generiert werden,
- gegebenenfalls Daten, die von dritten Vermittlungsfirmen, Bewertungsanbietern oder Websites für die Stellensuche bereitgestellt werden,
- Persönlichkeitstests (sofern diese von Ramboll oder im Auftrag von Ramboll durchgeführt werden),
- sowie andere Informationen, die nach deutschem Recht erforderlich sind.
Ramboll kann Ihre Daten auch anonymisieren und die anonymisierten Daten zu statistischen Zwecken verwenden.
In der Regel werden Ihre Daten direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben Dies gilt insbesondere für Ihre Bewerbungsunterlagen.
Darüber hinaus können jedoch auch andere Quellen verwendet werden. Dies betrifft zum Beispiel:
- Informationen über Strafverfahren (bei Vorlage eines polizeilichen Führungszeugnisses),
- Informationen von Behörden (z. B. Finanzverwaltung),
- Informationen über Ihre vorherige Beschäftigung (z. B. Beschäftigungsnachweis),
- Gegebenenfalls auch öffentlich zugängliche Informationen, die wir aus öffentlichen Quellen, einschließlich des Internets (z.B. berufliche soziale Netzwerke) zulässigerweise gewonnen haben, soweit dies zur Feststellung Ihrer Eignung zur Besetzung der offenen Stellen im Bewerbungsverfahren erforderlich ist.
Alle Daten werden vertraulich behandelt und zur Identifizierung von Bewerbern für die Besetzung von freien Stellen oder Aufträgen innerhalb von Ramboll verwendet.
Unter der Voraussetzung Ihrer Einwilligung wird Ramboll die Daten, die im Rahmen Ihrer Bewerbung auf eine konkrete Stelle erhoben wurden, für die nachfolgend beschrieben Zeiträume aufbewahren:
- 6 Monate, wenn Ihre Bewerbung nicht erfolgreich war (die Bewerbung wurde abgelehnt oder von Ihnen zurückgezogen).
- 12 Monate, wenn ein Arbeitsverhältnis zustande gekommen ist,
Unter der Voraussetzung, dass Sie in die Aufnahme in unsere Talent Community eingewilligt haben, wird Ramboll Ihre Kontaktdaten und Ihren Lebenslauf für 12 Monate aufbewahren, um Sie gegebenenfalls zu kontaktieren, wenn Ramboll der Meinung ist, dass Ihr Profil für eine andere freie Stelle geeignet ist. Innerhalb dieses Zeitraums kann Ramboll Sie direkt oder mithilfe von Anwerbekampagne kontaktieren, um Ihnen Informationen über Karrieremöglichkeiten bei Ramboll zur Verfügung zu stellen.
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können wir Sie gegebenenfalls auch direkt per SMS oder WhatsApp kontaktieren. Diese Art der Kommunikation wird lediglich zur organisatorischen Koordinierung verwendet.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (6/12 Monate) wird Ramboll Ihnen die Möglichkeit geben Ihren Lebenslauf sowie andere Angaben zu aktualisieren und Ihre Einwilligung in die Datenverarbeitung zu erneuern.
Bei der Registrierung haben Sie die Möglichkeit ein eigenes „Smart Profile“ einzurichten. Mit dieser Funktion haben Sie Zugriff auf Ihre Daten und können diese bearbeiten und/oder löschen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, uns mit der Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu beauftragen.
Ihre persönlichen Daten werden von SmartRecruiters gespeichert und können von Unternehmen der Ramboll-Gruppe weltweit eingesehen werden. Die Datenschutzerklärung von SmartRecruiters kann hier eingesehen werden: Privacy Policy | SmartRecruiters. Für den Fall, dass Ihnen eine Stelle angeboten wird und es zum Abschluss eines Arbeitsvertrags kommt, werden Ihre Daten zudem über Workday Inc. mit Sitz in Dublin, Irland verarbeitet. SmartRecruiters und Workday sind Datenverarbeiter im Auftrag Rambolls und sind verpflichtet, Ihre Daten genauso zu schützen, wie es durch Ramboll getan wird.
Assessment Center, wie z. B. Anbieter von Persönlichkeitstests, haben möglicherweise Zugang zu Informationen, wie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Testergebnis. Ihre personenbezogenen Daten können auch von Dienstleistern eingesehen werden, die Dienstleistungen im Auftrag von Ramboll erbringen, z. B. Anbieter von Informationstechnologien und/oder Datenhostingdienste.
Bitte beachten Sie, dass das Datenschutzniveau, wie es derzeit in Ländern außerhalb der Europäischen Union (nachstehend „EU“) / des Europäischen Wirtschaftsraums (nachstehend „EWR“) angewandt und durchgesetzt wird, nicht mit dem Datenschutzniveau für personenbezogene Daten übereinstimmt, das derzeit innerhalb der EU / des EWR angewandt und durchgesetzt wird. Bei der internationalen Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU / des EWR zwischen Unternehmen der Ramboll-Gruppe wird das Intra-Group-Agreement von Ramboll als besondere Schutzmaßnahme eingesetzt. Bei allen Übermittlungen außerhalb der EU / des EWR und in Ermangelung von Angemessenheitsbeschlüssen befolgt Ramboll die Anforderungen von Artikel 45 der DSGVO und die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln.
Weitere Informationen zu personenbezogenen Daten, die Ramboll über Sie speichert und verarbeitet, können Sie unter folgender Adresse erhalten privacyGCEA@ramboll.com, compliance@ramboll.com und/oder privacy@ramboll.com. Darüber hinaus können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen oder Ihre Zustimmung zu einer solchen Verarbeitung zurückziehen. Weiterhin können Sie von Ihrem Recht auf Berichtigung Gebrauch machen, d. h. dem Recht, ohne unangemessene Verzögerung die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht, die Verarbeitung einzuschränken und Ihre Daten an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen zu übermitteln. Sollten Sie darüber hinaus Beschwerden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Ramboll haben, können Sie sich an die dänische Datenschutzbehörde und/oder an den Hamburger Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit wenden.
Dänische Datenschutzbehörde (Danish Data Protection Agency)
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tel.: +45 33 19 32 00
E-Mail: dt@datatilsynet.dk
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (The Hamburg Commissioner for Data Protection and Freedom of Information)
Ludwig-Erhard-Str. 22, 7. OG,
20459 Hamburg, Deutschland
Tel.: 040 428 54 – 4040, Fax: 040 428 54 – 4000 E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Wenn Sie weitere Fragen oder Bedenken haben, wenden Sie sich bitte an unseren externen Datenschutzbeauftragten in Deutschland:
TÜV SÜD Akademie GmbH,
Westendstraße 160,
80339 München, Deutschland,
E-Mail: viktoria.richter@tuvsud.com
Ramboll verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Zustimmung, die Sie mit der Annahme dieser Datenschutzerklärung erteilen.
Sie haben das Recht, Ihre Zustimmung jederzeit zu widerrufen, indem Sie die folgenden E-Mailadressen verwenden: privacyGCEA@ramboll.com, compliance@ramboll.com, privacy@ramboll.com.
Privacy Notice
This Privacy Notice sets forth how Ramboll Group A/S with its registered address at Hannemanns Allé 53, DK-2300 Copenhagen S, Denmark and CVR no. 10160669 will use the obtained information when you:
- apply for a position through the career site;
- proceed to the pre-employment screening as part of the final candidate pool; or
- want to be included in our candidate database for a potential position.
Ramboll Holding GmbH, Ramboll Deutschland GmbH, Ramboll Management Consulting GmbH with their registered address at Jürgen-Töpfer-Straße 48, 22763 Hamburg, Germany and HRB no. 125325, 168273, 76096 and Henning Larsen GmbH with its registered address at Ridlerstraße 31, D-80339 München, Germany and HRB no. 197354 are parts of Ramboll Group A/S (further “Ramboll”) and will use the information Ramboll obtains when you apply for a position through the career site in Germany.
If you do not consent to the terms of this Privacy Notice, please do not submit information to us, since a failure to provide the personal data indicated below could lead to the impossibility of processing your application for further conclusion of employment contract with Ramboll.
Ramboll will collect and process the following personal data:
- Contact information such as your name, address, phone number and email address,
- Data you submit in résumés, CVs, letters and/or other written materials including education and other certifications,
- Data generated by interviewers and recruiters based on their interactions with you or basic Internet searches,
- Data provided by third-party placement firms, assessment providers or job-search websites, where applicable,
- Personality tests (if such are conducted by Ramboll or on behalf of Ramboll),
- Other information as required under German law.
Ramboll may also anonymize your data and use the anonymized data for statistical purposes.
Usually, your data will be collected directly from you during our application process. This applies in particular to your application documents.
However, other sources could be also used. For example:
- Information about criminal proceedings (in case of criminal record check).
- Information from public authorities (e.g., tax authorities).
- Information about your previous employment (e.g., proof of employment).
- Where applicable, publicly available information which we have permissibly obtained from public sources, including Internet (e.g., professional social networks), to the extent necessary to determine your suitability to fill vacancies in the application process.
All data will be treated as confidential and will be used for identifying candidates to fill vacancies or assignments within Ramboll.
Provided that you have given your consent, Ramboll will keep the information created for the purposes of processing the application for a specific vacancy for:
- 6 months, if your application hasn’t been successful (rejected or withdrawn from a position),
- 12 months, if you have been hired.
Provided that you have given your consent to be part of our talent community, Ramboll will keep your contact details and Curriculum Vitae for 12 months with the purpose of contacting you if Ramboll assess that your profile will be fit for another vacant position within Ramboll. During this period Ramboll may contact you directly or through recruitment campaigns to provide information about potential career opportunities within Ramboll.
During the recruitment process we may also contact you directly via SMS or WhatsApp, if applicable. Such contact is merely for practical coordination purposes.
Upon the expiration of the data retention period (6/12 months), Ramboll will provide you with an opportunity to update your Curriculum Vitae and other information and to renew your consent.
Upon registration, you will be given the opportunity to create your own "Smart Profile". With this you can get access to edit or delete the data registered. You will also have the option to initiate a request to delete your data stored with Ramboll.
Your personal data will be stored by SmartRecruiters and may be accessed by Ramboll group entities worldwide. You can view the SmartRecruiters data protection declaration here: Privacy Policy | SmartRecruiters. In the case you would be offered a position at Ramboll, and we sign a contract with you, your data will be stored also on Workday, Inc. in Dublin. SmartRecruiters and Workday are data processors of Ramboll, and they are obligated to protect your personal data in the same way as Ramboll does.
Assessment centers, such as providers of personality tests, may have access to information about your name, e-mail and test result. Your personal data may also be accessed by service providers that perform services on behalf of Ramboll, for example: providers of information technologies and/or data hosting services.
Please be informed that the level of data protection as currently applied and enforced in countries outside the European Union (further “EU”) / European Economic Area (further “EEA”) does not conform to the level of data protection for personal data currently applied and enforced within the EU/EEA. When the international transfer of personal data outside the EU/EEA takes place between Ramboll group entities, Ramboll’s Intra Group Agreement is used as a special safeguard. For all transfers outside the EU/EEA and given the absence of adequacy decisions, Ramboll is following the requirements of art. 45 GDPR and standard contractual clauses approved by the European Commission.
You can obtain further information on the personal data Ramboll stores and processes about you by contacting privacyGCEA@ramboll.com, compliance@ramboll.com and/or privacy@ramboll.com. Further, you may object to your personal data being processed or withdraw your consent to such processing at any time. Moreover, you can use your right to rectification, i.e., the right to obtain without undue delay the rectification of inaccurate personal data. Furthermore, you have the right to obtain the restriction of processing and transmit your data to another controller. Further, if you have any complaints to Ramboll’s processing of your personal data, you may contact the Danish Data Protection Agency and/or the Hamburg Commissioner for Data Protection and Freedom of Information.
Danish Data Protection Agency
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tel.: 33 19 32 00
Email: dt@datatilsynet.dk
Ludwig-Erhard-Str 22, 7. OG,
20459 Hamburg, Germany
Tel.: 040 / 428 54 – 4040, Fax: 040 / 428 54 - 4000 Email: mailbox@datenschutz.hamburg.de
If you have any additional questions of concerns, please get in touch with our external Data Protection Officer in Germany:
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Westendstraße 160,
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Ramboll will be processing your personal data based on your consent which you will provide when accepting this Privacy Notice.
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