"Willkommenskultur etablieren" – mit dieser Zielsetzung fördert das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) seit Oktober 2013 das zweijährige Modellprojekt "Ausländerbehörden – Willkommensbehörden". Insgesamt zehn Bundesländer unterstützen die Durchführung des Modellvorhabens. Ziel des Projekts ist es, Ausländerbehörden auf dem Weg zu "Willkommensbehörden" zu begleiten. Rambøll Management Consulting GmbH hat zusammen mit der imap – Institut für interkulturelle Management- und Politikberatung GmbH das Modellprojekt konzipiert und unterstützt ausgewählte Ausländerbehörden im gesamten Bundesgebiet.
Willkommenskultur als Wettbewerbsfaktor
Das Aufgabenspektrum der Ausländerbehörden ist vielfältig und sie bewegen sich zudem in einem ständigen Spannungsfeld zwischen Ordnungsbehörde und kommunalem Dienstleister mit Beratungs- und Integrationsaufgaben. Sie agieren auch vor dem Hintergrund sich verändernder politischer Debatten rund um das Thema Einwanderung. Die gezielte Zuwanderung von Fachkräften aus dem Ausland wird mittlerweile als ein zentraler Lösungsansatz für den Fachkräftemangel gesehen – und Deutschland konkurriert hierbei mit anderen Industrienationen. Eine "Willkommenskultur" mit den entsprechenden Strukturen kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.
Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ausländerbehörden bedeutet dies eine intensive Auseinandersetzung mit der eigenen Rolle, den Service- und Dienstleistungsstrukturen und der Vernetzung der Behörden in den Kommunen.
Fünf Eckpunkte einer Willkommensbehörde
Rambøll Management Consulting GmbH hat im Rahmen der Konzipierung und Begleitung des Modellprojekts die "Fünf Eckpunkte einer Willkommensbehörde" entwickelt. Diese dienen den beteiligten Ausländerbehörden als Orientierungsrahmen bei der Analyse ihrer individuellen Ausgangssituation.
Nach der "Standortbestimmung" werden mit Hilfe von Organisations- und Prozessanalysen spezifische Optimierungspotenziale identifiziert und konkrete Maßnahmen entwickelt. Handlungsempfehlungen, Checklisten und Workshops helfen bei der praktischen Umsetzung. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist es insbesondere wichtig, die Aufgaben einer Ordnungsbehörde einerseits mit dem Anspruch einer "Willkommensbehörde" andererseits in Einklang zu bringen. In Schulungen zur eigenen Rolle und dem Verhalten werden interkulturelle Kompetenzen gestärkt sowie transparente und klare Kommunikation verbessert.
Modellprojekt ist ein Erfolgsmodell
Im Dezember 2014 zogen die Innenminister der Bundesländer eine erste positive Zwischenbilanz. Die Modellbehörden haben bereits zahlreiche individuelle Veränderungen initiiert, wie z.B. die Einführung von Terminmanagementsystemen und Serviceschaltern, um Wartezeiten zu reduzieren, vorab Unterlagen zu prüfen und erste Fragen zu klären. Auch die Vernetzung mit Migrationsberatungsstellen, ansässigen Unternehmen und Hochschulen wurde an vielen Standorten intensiviert.
Dr. Manfred Schmidt, Präsident des BAMF, sagt hierzu: "Ich bin beeindruckt, wie engagiert die Projektstandorte und Partnerbehörden trotz gestiegener Fallzahlen und deutlich komplexer gewordenen Gesetzen bei oft gleichbleibender personeller Ausstattung mitarbeiten und Veränderungsprozesse vorantreiben. Die Veränderungen an den Modellstandorten sind sichtbar und spürbar."
Der Erfolg des Modellprojekts hat sich bereits herumgesprochen. So wurden in einigen Bundesländern, z.B. in Bayern, Hessen, Schleswig-Holstein, Brandenburg und Thüringen, Netzwerkveranstaltungen zum Thema "Willkommensbehörden" mit den jeweiligen Ausländerbehörden durchgeführt. Bundesweit sind bereits weitere Veranstaltungen geplant.
"Werkzeugkoffer" als Transferinstrument
Nach der erfolgreichen Startphase des Projekts liegt der Schwerpunkt im Jahr 2015 auf der Fortführung und Etablierung der eingeleiteten Prozesse. Dabei werden in den Modellstandorten laufend weitere konkrete Maßnahmen umgesetzt. Die wichtigsten Instrumente zur Etablierung einer Willkommenskultur in den Ausländerbehörden werden zum Projektabschluss in einem "Werkzeugkoffer" zusammengeführt. Mit Anleitungen zur Identifizierung und Umsetzung von Maßnahmen sowie Checklisten wird dieser Werkzeugkoffer weitere Ausländerbehörden bei dem Übergang zur "Willkommensbehörde" unterstützen.
